Мой личный «манифест продуктивности»: GTD+Things

В одном из постов в своём телеграм-канале я рассказывал о манифесте продуктивности Кэла Ньюпорта. Это документ, в котором Кэл описал основные положения своей собственной системы планирования. Он составил его для себя, а не для широкой публики — как постоянный ориентир в своих действиях.

Мне эта штука показалась полезной и я решил написать свой собственный манифест. Сначала процитирую, что написал в самом документе, а потом чуть подробнее объясню каждый пункт.

Текст манифеста

Пять шагов моей продуктивности:

Сбор. Записывай и сохраняй всё, что покажется важным, интересным или полезным: задачи, темы для блога и канала, идеи для путешествий, досуга, подарков, цитаты из книг и статей, ссылки, истории, мысли и идеи.

Место сбора: Things и Nota.

Определение. Всему своё место. Проекты и задачи — в Things. Мысли и заметки — в картотеку.

Организация. Каждую запись заноси в один из четырёх типов списков:

• Следующие действия
• Проекты
• Лист ожидания
• Может быть/Когда-нибудь

Списки могут разделяться на Личные, Домашние и Рабочие.

Событиям с фиксированной датой и временем место ТОЛЬКО в календаре.

Обзор. Каждую неделю просматривай все списки: задач, проектов, идей для постов, интересные статьи и всё остальное.

Выполнение. Начинай работу со списка Следующих действий. Если там нет ничего актуального, переходи к списку Проекты. Дальше — Лист ожиданий и Может быть/Когда-нибудь.

Как это работает

У меня всё по GTD. Знаю, многие так говорят, но я действительно стараюсь ориентироваться именно на книгу Аллена, его гайд по организации дел в Things, рассылку и Ютуб-канал, а не на многочисленные вариации из интернета.

Сбор. Я записываю всё, что кажется мне важным и интересным. Это стало у меня уже привычкой, моей второй натурой.

Записываю не только задачи или проекты, но вообще всё. Свои и чужие мысли, цитаты из книг, идеи для блога, сохраняю ссылки на интересные статьи, книги, которые хочется прочитать, места, куда хотелось бы съездить и всё такое.

У меня два основных места для сбора: Things и Nota.

Я установил Things на все мои устройства: айфон, айпад, эпл воч, оба макбука. В каждом приложении задачу можно создать в пару кликов. Особенно удобно, что можно надиктовать задачу на часы. Даже телефон из кармана не нужно доставать.

В Nota у меня всегда открыта ежедневная заметка, куда я обязательно записываю все мысли и идеи, которые приходят мне в голову.

В этом году распробовал диктофон. Он идеально подходит для размышлений на ходу, когда захотелось развить какую-нибудь мысль, но нет возможности «мыслить на бумаге».

Определение. Так как у меня два основных места для сбора, то время от времени я переношу записи из Things в Nota и наоборот. Идеи в ежедневных заметках могут превращаться в проекты или задачи, а мысли, которые я записал в Things, перекочёвывают в заметки.

Идеи для путешествий, интересные ссылки, книги, которые хотелось бы прочитать, темы для статей в блог и прочие подобные списки веду в Things. Для меня это тоже задачи, просто вида «Может быть/Когда-нибудь». Я даже называю эти списки как задания самому себе: «Прочитай эти статьи», «Посмотри эти видео», «Расскажи об этом в блоге» и так далее.

Организация. Ещё раз повторю, что у меня всё по классическому GTD. Главный принцип — это вести четыре типа списков: Проекты, Следующие действия, Лист ожиданий и Может быть/Когда-нибудь.

Как советует Аллен, я веду списки задач и проектов отдельно друг от друга. Это ключевое отличие от многих методик. Задачи не раскиданы по проектам, а собраны вместе.

Внутри списки иногда разделяю разделителями, подзаголовками. Например, рабочие проекты — на проекты в работе, отложенные или на паузе.

Может быть/Когда-нибудь — это различные списки «на будущее», типа интересные места, темы для статей, ссылки на статьи, видео, книги и тому подобное.

А ещё у меня есть список Лист ожиданий. Про него редко кто вспоминает, хотя это очень важная фича GTD. В основном, я веду такой список по работе — записываю, что жду от коллег.

Списки дел, проектов, планы я разделяю на Рабочие, Личные и Семейные — для удобства. В Личных у меня чаще всего всё, что касается моего блога и канала, а в Семейных — связанное с женой, детьми, домом. Например, интересные места в Москве, Подмосковье и других городах, куда бы я хотел съездить с женой и детьми.

Отдельно надо сказать про даты. Если у события есть фиксированная дата и время, то ему не место в Things. Например, поход в театр, поездка на поезде, запись ко врачу, созвон с клиентом — всё это заношу в календарь.

А в Things попадают задачи только с дедлайнами. У меня в блоге есть отдельная статья на тему напоминаний и дедлайнов. Если коротко, дедлайн — для задач с каким-то крайним сроком. Например, подать документы на загранпаспорт. У этой задачи нет фиксированной даты, потому что можно сходить в МФЦ и сегодня, и завтра. Но есть крайний срок.

В календарь эту задачу не запишешь, а вот в Things ей самое место. Я могу поставить напоминалку, а если не получится, то перенести напоминание на другую дату.

Обзор. У меня не было определённого времени для обзора. Обычно, я просто время от времени просматриваю все свои списки в Things, особенно когда нечего делать, например, в дороге.

Но, когда писал этот текст, решил, что надо попробовать выделить день для еженедельного обзора. Поставил на субботу, чтобы была возможность перенести ещё и на воскресенье.

Не факт, конечно, что я всё это буду выполнять, но попробовать стоит.

Ещё у меня есть Горизонты планирования, тоже фишка из GTD, — с долгосрочными целями, типа написать книгу. Временами я их просматриваю и даже иногда вычёркиваю что-то.

Выполнение. У меня нет отдельного списка задач на Сегодня. Для того, чтобы решить, что надо делать, я открываю список Следующих действий. Задачи в этом списке стараюсь сортировать по срочности и важности, поэтому чаще всего начинаю с первой задачи в списке и иду дальше.

Бывает, что в списке Следующих действий нет актуальных задач. Тогда я открываю список Проекты, просматриваю его и определяю, куда двигаться дальше, что нужно сделать.

Описанное выше в большей мере относится к рабочим задачам. Домашние, как правило, простые и выполняются в течение одного-трёх дней. Зайти на почту, купить в магазине, забрать в Озоне и всё такое. Такие дела я даже в списки не заношу, чтобы не тратить лишнее время. Записал, поставил напоминалку, сделал.

Для задач по блогу есть отдельный список, но я очень редко пишу в блог по темам, которые собираю в нём. Чаще пишу по вдохновению и тем всегда более, чем достаточно. Если пост не получается, как со статьёй о BASB, откладываю «в долгий ящик», то есть тоже в список тем.

Вот так я организую свои дела, проекты и всё остальное. Признаюсь честно, я не машина, и у меня не всегда получается всё так идеально, как описал. Иногда что-то не записываю, порой что-то забываю сделать или просто продалбливаю из-за лени. Это нормально.

Но структура, которая сложилась у меня за несколько лет моего увлечения продуктивностью, реально помогает мне делать больше, завершать проекты и делать мою жизнь лучше.

Советую и вам составить свой «манифест продуктивности». Уверен, это очень полезная практика.

Если вам понравилась статья, подписывайтесь на мой канал в Телеграме или страницу на Бусти — я публикую там анонсы новых статей и пишу посты о ведении заметок, чтении и продуктивности.

Или оставьте свой имейл, чтобы получать новые статьи на почту. Без спама, обещаю.