Как настроить GTD в Things или любом другом таск-менеджере: гайд от команды Дэвида Аллена

На сайте компании Дэвида Аллена можно купить PDF-руководства по настройке GTD в разных приложениях: Things, Todoist, OmniFocus и других. В этой статье расскажу, как команда Аллена советует организовать дела по методике Getting Things Done в Things.

В гайде Аллена коротко объясняют принципы GTD и довольно подробно останавливаются на функционале Things — рассказывают о повторяющихся задачах, функции «из почты во Входящие» и других. Я предполагаю, что большинство читателей знают, что такое GTD и знакомы с возможностями Things, поэтому не буду уделять этим вопросам много внимания. Если заходите поближе познакомиться с гайдом, напишите в комментариях — поделюсь файлом.

Самый лучший инбокс

GTD начинается со сбора всего, что кажется важным, в одном месте — в папке Входящие.

Большинство пользователей Things считают именно добавление во Входящие одной из самых крутых фич приложения. Закинуть задачу в Things можно кучей способов: через горячие клавиши, из электронного письма, из браузера, c помощью Сири и через Эпл Воч.

Я считаю, что таких удобных Входящих действительно нет ни у какого другого приложения, поэтому использую Things для сбора всего на свете. В моём инбоксе — домашние дела и рабочие задачи, проекты, интересные ссылки, мысли и заметки, идеи для блога и всё прочее, о чём я не хочу забыть.

Списки в Things

В книге «Как привести дела в порядок» есть отличная цитата, которая лучше всего объясняет всю суть метода Getting Things Done.

Всё, что вам нужно, — это списки и папки.

Дэвид Аллен

Главный принцип ведения GTD в Things — это организовать в нём четыре типа списков: Проекты, Следующие действия, Лист ожиданий и Может быть/Когда-нибудь. И по этим спискам сортировать все записи из Входящих.

В Things нет ни списков, ни папок, поэтому команда Аллена предлагает организовывать все списки в Проектах, а в качестве папок использовать Области.

Поэтому тем, кто пользуется Things, надо в первую очередь поменять своё отношение к сущности Проект и относиться к ним только как к спискам. Пользователи Тудуиста поймут, о чём речь — там у «проектов» нет дедлайнов или описаний, поэтому они ничем не отличаются от списков в Напоминаниях от Эпл, например. Вот и к Проектам в Things надо относиться так же.

Дальше поговорим о каждом из четырёх типов списков поподробнее.

Всё, что требует больше двух действий — в Проекты

Проекты — это любой желаемый результат, для достижения которого надо совершить больше двух действий. У новичков в GTD часто возникает недопонимание с этим термином. С непривычки не сразу осознаёшь, что «Забрать велосипед из папиного гаража» — это тоже проект, как и «Поездка на Кипр», например.

Задачи в Things отлично подходят для того, чтобы хранить в них так называемые project support, материалы по проектам. В поле для заметок и чек-листах удобно держать планы действий по проектам, мысли, идеи и заметки, ссылки и другую полезную информацию.

Разбивать списки следующих действий по контекстам

Следующие действия — это конкретные физические действия, которые надо совершить в ближайшее время. Если «Забрать велосипед из папиного гаража» — это проект, то следующее действие по этому проекту — «Взять у папы ключи от гаража».

Очень редко у одного человека количество следующих действий может уместиться в одном коротком списке. Поэтому все следующие действия рекомендуется разбивать на более мелкие списки по контекстам.

Контекст — это место или инструменты, которые влияют на принятие решения о том, за какую задачу надо браться в данный момент времени. Например, дом и офис — два разных контекста. Если я нахожусь в офисе, то мне совершенно не нужно иметь перед глазами список дел, которые надо выполнить по дому.

Вот несколько классических контекстов в GTD.

Обсудить. В оригинале этот список называется Agenda. Это темы, которые нужно обсудить с людьми, с которыми часто взаимодействуете: родными или коллегами. Например, когда я на работе пишу сценарии для роликов, то составляю список вопросов, которые мне надо уточнить у руководителя учебного центра.

Надо понимать, что это не список задач, которые относятся к определённому человеку или команде. То есть, если надо позвонить кому-нибудь, то эту задачу надо поместить в список «Звонки».

Есть несколько вариантов добавления записей в список «Обсудить»:

1. Создать задачу с именем человека или названием команды, например, «Сергей» или «Отдел маркетинга». Написать список тем для обсуждения в поле для заметок или в чек-листе.
2. Создать отдельную задачу по каждому вопросу вида Имя/Название команды — Тема. Например, «Сергей — Запуск рассылки».
3. Создать разделы внутри списка с именем или названием команды и группировать темы по разделам. Я предпочитаю именно этот вариант.

Где угодно. Это список задач, которые не требуют присутствия в определённом месте, и их можно сделать где угодно. Например, «Придумать план для выступления», «Прочитать новую книгу Маккеона» и тому подобные.

Звонки. В этом списке собирают напоминания о звонках, которые надо совершить. Если для совершения звонка необходимо быть в офисе или дома, то тогда эти задачи надо добавить в соответствующие списки.

То есть позвонить клиенту по поводу заказа вряд ли получится где угодно, поэтому «Позвонить клиенту» — задача для списка «Офис». А вот записаться ко врачу или вызвать сантехника можно хоть дома, хоть на работе, хоть в метро, поэтому эти напоминания добавляют в «Звонки».

За компьютером. В этом списке — задачи, для завершения которых нужен компьютер: отправить электронное письмо, посетить сайт, сделать заказ в интернет-магазине.

На мой взгляд, с развитием смартфонов и мобильного интернета, этот контекст несколько устарел.

Errands. В этом списке собирают задачи, которые надо сделать вне дома или офиса. Я не нашёл подходящего слова в русском языке, поэтому оставил английский термин. В словаре это слово переводится как «поручения», но оно совсем не подходит.

Зайти на почту за конвертами, снять деньги в банкомате, отнести вещи в прачечную — это всё errands. Если вы знаете, как правильно перевести это слово в таком контексте, напишите в комментариях. Я уже второй год ломаю голову.

Дома. Список дел, которые можно сделать только дома: починить кран, постирать бельё и так далее.

В офисе. Аналогично предыдущему пункту, дела, которые можно сделать только в офисе. Например, забрать у админа новый макбук или распечатать, подписать и отдать бухгалтеру заявление на отпуск.

Лист ожиданий — для чужих задач

Лист ожиданий — это задачи и проекты по которым ты ждёшь движения от других людей. Ждёшь заказ с Озона, иллюстрацию для блога от дизайнера, оплату от клиента — всё в Лист ожиданий.

Полезная привычка — ставить дату, когда сделал поручение или оформил заказ. Полезно, если нужно будет припомнить, как долго уже тянется вопрос — «Да я уже две недели жду эту доставку!»

Этот список можно кастомизировать, как и список «Обсудить». Например, я составляю разделы с именами коллег и там пишу, чего жду от них.

Все мечты — в список Может быть/Когда-нибудь

В список Может быть/Когда-нибудь заносят желательные, но не обязательные задачи или проекты. Пример — написать книгу, прыгнуть с парашютом или сходить в вегетарианский ресторан.

Если в списке получается слишком много пунктов, то его можно разбить на разделы. Например, отдельный раздел с книгами, которые хочешь прочитать или места, которые мечтаешь посетить.

В Things есть опция «Когда-нибудь», но команда Аллена советует не использовать её отдельно, а дублировать — назначать срок «Когда-нибудь» задачам в списке Может быть/Когда-Нибудь.

«Я создам свои списки, с блэкджеком и куртизанками»

Команда Аллена рекомендует для начала создать десять стандартных списков:

1. Обсудить
2. Где угодно
3. Звонки
4. За компьютером
5. Errands
6. Дома
7. В офисе
8. Лист ожиданий
9. Может быть/Когда-нибудь
10. Проекты

Аллен в своей книге обращается, в основном, к бизнесменам, поэтому обычным людям эти списки могут быть не релевантны, а, с развитием технологий, некоторые контексты и вовсе уже не актуальны.

Поэтому списки можно и нужно настраивать и изменять под себя. Кто-то, например, использует список «За компьютером» только для задач с электронной почтой, по аналогии со списком «Звонки». Некоторые делают списки «Проекты на паузе» — нечто среднее между «Лист ожидания» и «Может быть/Когда-нибудь». А некоторые просто делят список следующих действий на личные и рабочие.

Как использовать теги в Things

Важный момент — использование тегов. Команда Аллена не советует использовать теги в качестве обозначений контекстов. Они уделяют этому отдельное внимание, и не случайно — у нас в телеграм-чате Things тоже время от времени поднимается этот вопрос.

Главная причина, почему не стоит использовать теги для контекстов — они в Things не настолько удобны, как отдельные списки. Как написали создатели гайда, возможно в будущем Cultured Code сделают теги более удобными в использовании — тогда их может быть и можно будет использовать для выделения контекстов, но пока не надо. Гайд, в котором они это написали, от 2018 года. Я пишу эту статью в ноябре 2021 года, и в этом направлении ничего существенно не изменилось.

Основная сложность в том, что если у вас много тегов, то придётся постоянно искать теги контекстов в общей куче. Простой список намного удобнее. Если бы в Things были сохраняемые смарт-папки, как в Todoist или iA Writer, то теги можно было бы использовать, а пока — не советуют.

Если задачу надо сохранить в разных контекстах, можно просто дублировать её и перенести в нужные списки. Так, например, делает Райан Холидей со своими заметками.

Один из способов применения тегов — связь проекта и следующих действий по нему. В гайде приводят в пример проект планирования отпуска на Таити. Для связки следующих действий с этим проектом предлагают использовать тег «Таити».

Ещё можно связывать действия по конкретному человеку или Области внимания. Например, у меня по работе есть большой отдельный проект «Академия» с кучей проектов внутри: разработка интерфейса и макета главной страницы, вёрстка курсов, запись уроков и остальные. Для этих проектов и следующих действий по ним я использую тег «Академия».

Области

Области — это отличный способ группировать списки по темам. Не случайно, наверно, в Things они нарисованы в виде коробок. У меня, например, есть Области: Личное, Блог и Работа.

Вот несколько примеров использования Областей:

• Разделить четыре типа списков: Проекты, Следующие действия, Листы ожидания и Может быть.
• Разделить рабочие и личные списки.
• Сгруппировать списки справочной информации.

Справочная информация

В GTD есть такая штука, как справочная информация. Её тоже советуют хранить в Things — сохранять список идей, покупок, цитаты, шутки и прочее.

Я, например, собираю в отдельной Области свои Горизонты внимания, списки книг, которые хочу прочитать, ссылки на статьи, темы для блога и многое другое.

Не только для Things

Принципы, которые команда Аллена обьясняет в гайде по Things, можно повторить в любом другом приложении. Я посмотрел гайды для Тудуиста и Трелло, и там практически то же самое, за исключением некоторых нюансов, связанных с особенностями программ. Так что, опираясь на этот гайд, можно настроить аналогичный сетап в Notion, Roam, Obsidian и даже в стандартных яблочных Заметках.

Если вам понравилось статья, подпишитесь на рассылку, чтобы получать на почту новые статьи о продуктивности, чтении и ведении заметок. Без спама, обещаю.

А если вам удобнее получать уведомления о новых статьях в Телеграме, подписывайтесь на мой канал.