Как настроить GTD в Things или любом другом таск-менеджере: гайд от команды Дэвида Аллена

На сайте компании Дэвида Аллена можно купить PDF-руководства по настройке GTD в разных приложениях: Things, Todoist, OmniFocus и других. В этой статье расскажу, как команда Аллена советует организовать дела по методике Getting Things Done в Things.

В гайде Аллена коротко объясняют принципы GTD и довольно подробно останавливаются на функционале Things — рассказывают о повторяющихся задачах, функции «из почты во Входящие» и других. Я предполагаю, что большинство читателей знают, что такое GTD и знакомы с возможностями Things, поэтому не буду уделять этим вопросам много внимания. Если заходите поближе познакомиться с гайдом, напишите в комментариях — поделюсь файлом.

Самый лучший инбокс

GTD начинается со сбора всего, что кажется важным, в одном месте — в папке Входящие.

Большинство пользователей Things считают именно добавление во Входящие одной из самых крутых фич приложения. Закинуть задачу в Things можно кучей способов: через горячие клавиши, из электронного письма, из браузера, c помощью Сири и через Эпл Воч.

Я считаю, что таких удобных Входящих действительно нет ни у какого другого приложения, поэтому использую Things для сбора всего на свете. В моём инбоксе — домашние дела и рабочие задачи, проекты, интересные ссылки, мысли и заметки, идеи для блога и всё прочее, о чём я не хочу забыть.

Чего только нет в моих Входящих в Things
Чего только нет в моих Входящих в Things

Списки в Things

В книге «Как привести дела в порядок» есть отличная цитата, которая лучше всего объясняет всю суть метода Getting Things Done.

Всё, что вам нужно, — это списки и папки.

Дэвид Аллен

Главный принцип ведения GTD в Things — это организовать в нём четыре типа списков: Проекты, Следующие действия, Лист ожиданий и Может быть/Когда-нибудь. И по этим спискам сортировать все записи из Входящих.

В Things нет ни списков, ни папок, поэтому команда Аллена предлагает организовывать все списки в Проектах, а в качестве папок использовать Области.

Поэтому тем, кто пользуется Things, надо в первую очередь поменять своё отношение к сущности Проект и относиться к ним только как к спискам. Пользователи Тудуиста поймут, о чём речь — там у «проектов» нет дедлайнов или описаний, поэтому они ничем не отличаются от списков в Напоминаниях от Эпл, например. Вот и к Проектам в Things надо относиться так же.

Дальше поговорим о каждом из четырёх типов списков поподробнее.

Всё, что требует больше двух действий — в Проекты

Проекты — это любой желаемый результат, для достижения которого надо совершить больше двух действий. У новичков в GTD часто возникает недопонимание с этим термином. С непривычки не сразу осознаёшь, что «Забрать велосипед из папиного гаража» — это тоже проект, как и «Поездка на Кипр», например.

Задачи в Things отлично подходят для того, чтобы хранить в них так называемые project support, материалы по проектам. В поле для заметок и чек-листах удобно держать планы действий по проектам, мысли, идеи и заметки, ссылки и другую полезную информацию.

Свой список рабочих проектов я разбиваю по темам
Свой список рабочих проектов я разбиваю по темам

Разбивать списки следующих действий по контекстам

Следующие действия — это конкретные физические действия, которые надо совершить в ближайшее время. Если «Забрать велосипед из папиного гаража» — это проект, то следующее действие по этому проекту — «Взять у папы ключи от гаража».

Перед началом рабочего дня я переношу некоторые задачи в список Сегодня
Перед началом рабочего дня я переношу некоторые задачи в список Сегодня

Очень редко у одного человека количество следующих действий может уместиться в одном коротком списке. Поэтому все следующие действия рекомендуется разбивать на более мелкие списки по контекстам.

Контекст — это место или инструменты, которые влияют на принятие решения о том, за какую задачу надо браться в данный момент времени. Например, дом и офис — два разных контекста. Если я нахожусь в офисе, то мне совершенно не нужно иметь перед глазами список дел, которые надо выполнить по дому.

Вот несколько классических контекстов в GTD.

Обсудить. В оригинале этот список называется Agenda. Это темы, которые нужно обсудить с людьми, с которыми часто взаимодействуете: родными или коллегами. Например, когда я на работе пишу сценарии для роликов, то составляю список вопросов, которые мне надо уточнить у руководителя учебного центра.

Я предпочитаю записывать вопросы в чек-лист
Я предпочитаю записывать вопросы в чек-лист

Надо понимать, что это не список задач, которые относятся к определённому человеку или команде. То есть, если надо позвонить кому-нибудь, то эту задачу надо поместить в список «Звонки».

Есть несколько вариантов добавления записей в список «Обсудить»:

  1. Создать задачу с именем человека или названием команды, например, «Сергей» или «Отдел маркетинга». Написать список тем для обсуждения в поле для заметок или в чек-листе.
  2. Создать отдельную задачу по каждому вопросу вида Имя/Название команды — Тема. Например, «Сергей — Запуск рассылки».
  3. Создать разделы внутри списка с именем или названием команды и группировать темы по разделам. Я предпочитаю именно этот вариант.

Где угодно. Это список задач, которые не требуют присутствия в определённом месте, и их можно сделать где угодно. Например, «Придумать план для выступления», «Прочитать новую книгу Маккеона» и тому подобные.

Звонки. В этом списке собирают напоминания о звонках, которые надо совершить. Если для совершения звонка необходимо быть в офисе или дома, то тогда эти задачи надо добавить в соответствующие списки.

То есть позвонить клиенту по поводу заказа вряд ли получится где угодно, поэтому «Позвонить клиенту» — задача для списка «Офис». А вот записаться ко врачу или вызвать сантехника можно хоть дома, хоть на работе, хоть в метро, поэтому эти напоминания добавляют в «Звонки».

За компьютером. В этом списке — задачи, для завершения которых нужен компьютер: отправить электронное письмо, посетить сайт, сделать заказ в интернет-магазине.

На мой взгляд, с развитием смартфонов и мобильного интернета, этот контекст несколько устарел.

Errands. В этом списке собирают задачи, которые надо сделать вне дома или офиса. Я не нашёл подходящего слова в русском языке, поэтому оставил английский термин. В словаре это слово переводится как «поручения», но оно совсем не подходит.

Зайти на почту за конвертами, снять деньги в банкомате, отнести вещи в прачечную — это всё errands. Если вы знаете, как правильно перевести это слово в таком контексте, напишите в комментариях. Я уже второй год ломаю голову.

Дома. Список дел, которые можно сделать только дома: починить кран, постирать бельё и так далее.

В офисе. Аналогично предыдущему пункту, дела, которые можно сделать только в офисе. Например, забрать у админа новый макбук или распечатать, подписать и отдать бухгалтеру заявление на отпуск.

Лист ожиданий — для чужих задач

Лист ожиданий — это задачи и проекты по которым ты ждёшь движения от других людей. Ждёшь заказ с Озона, иллюстрацию для блога от дизайнера, оплату от клиента — всё в Лист ожиданий.

Полезная привычка — ставить дату, когда сделал поручение или оформил заказ. Полезно, если нужно будет припомнить, как долго уже тянется вопрос — «Да я уже две недели жду эту доставку!»

Этот список можно кастомизировать, как и список «Обсудить». Например, я составляю разделы с именами коллег и там пишу, чего жду от них.

Я разделяю список ожиданий по фамилиям
Я разделяю список ожиданий по фамилиям

Все мечты — в список Может быть/Когда-нибудь

В список Может быть/Когда-нибудь заносят желательные, но не обязательные задачи или проекты. Пример — написать книгу, прыгнуть с парашютом или сходить в вегетарианский ресторан.

Если в списке получается слишком много пунктов, то его можно разбить на разделы. Например, отдельный раздел с книгами, которые хочешь прочитать или места, которые мечтаешь посетить.

В отдельный список я собираю места, куда хотел бы сходить с женой и детьми
В отдельный список я собираю места, куда хотел бы сходить с женой и детьми

В Things есть опция «Когда-нибудь», но команда Аллена советует не использовать её отдельно, а дублировать — назначать срок «Когда-нибудь» задачам в списке Может быть/Когда-Нибудь.

«Я создам свои списки, с блэкджеком и куртизанками»

Команда Аллена рекомендует для начала создать десять стандартных списков:

  1. Обсудить
  2. Где угодно
  3. Звонки
  4. За компьютером
  5. Errands
  6. Дома
  7. В офисе
  8. Лист ожиданий
  9. Может быть/Когда-нибудь
  10. Проекты

Аллен в своей книге обращается, в основном, к бизнесменам, поэтому обычным людям эти списки могут быть не релевантны, а, с развитием технологий, некоторые контексты и вовсе уже не актуальны.

Поэтому списки можно и нужно настраивать и изменять под себя. Кто-то, например, использует список «За компьютером» только для задач с электронной почтой, по аналогии со списком «Звонки». Некоторые делают списки «Проекты на паузе» — нечто среднее между «Лист ожидания» и «Может быть/Когда-нибудь». А некоторые просто делят список следующих действий на личные и рабочие.

Как использовать теги в Things

Важный момент — использование тегов. Команда Аллена не советует использовать теги в качестве обозначений контекстов. Они уделяют этому отдельное внимание, и не случайно — у нас в телеграм-чате Things тоже время от времени поднимается этот вопрос.

Главная причина, почему не стоит использовать теги для контекстов — они в Things не настолько удобны, как отдельные списки. Как написали создатели гайда, возможно в будущем Cultured Code сделают теги более удобными в использовании — тогда их может быть и можно будет использовать для выделения контекстов, но пока не надо. Гайд, в котором они это написали, от 2018 года. Я пишу эту статью в ноябре 2021 года, и в этом направлении ничего существенно не изменилось.

Основная сложность в том, что если у вас много тегов, то придётся постоянно искать теги контекстов в общей куче. Простой список намного удобнее. Если бы в Things были сохраняемые смарт-папки, как в Todoist или iA Writer, то теги можно было бы использовать, а пока — не советуют.

Если задачу надо сохранить в разных контекстах, можно просто дублировать её и перенести в нужные списки. Так, например, делает Райан Холидей со своими заметками.

Один из способов применения тегов — связь проекта и следующих действий по нему. В гайде приводят в пример проект планирования отпуска на Таити. Для связки следующих действий с этим проектом предлагают использовать тег «Таити».

Ещё можно связывать действия по конкретному человеку или Области внимания. Например, у меня по работе есть большой отдельный проект «Академия» с кучей проектов внутри: разработка интерфейса и макета главной страницы, вёрстка курсов, запись уроков и остальные. Для этих проектов и следующих действий по ним я использую тег «Академия».

Области

Области — это отличный способ группировать списки по темам. Не случайно, наверно, в Things они нарисованы в виде коробок. У меня, например, есть Области: Личное, Блог и Работа.

Вот несколько примеров использования Областей:

  • Разделить четыре типа списков: Проекты, Следующие действия, Листы ожидания и Может быть.
  • Разделить рабочие и личные списки.
  • Сгруппировать списки справочной информации.
Пример использования Областей из гайда
Пример использования Областей из гайда

Справочная информация

В GTD есть такая штука, как справочная информация. Её тоже советуют хранить в Things — сохранять список идей, покупок, цитаты, шутки и прочее.

Я, например, собираю в отдельной Области свои Горизонты внимания, списки книг, которые хочу прочитать, ссылки на статьи, темы для блога и многое другое.

Мой любимый список — книг, которые хочу прочесть
Мой любимый список — книг, которые хочу прочесть

Не только для Things

Принципы, которые команда Аллена обьясняет в гайде по Things, можно повторить в любом другом приложении. Я посмотрел гайды для Тудуиста и Трелло, и там практически то же самое, за исключением некоторых нюансов, связанных с особенностями программ. Так что, опираясь на этот гайд, можно настроить аналогичный сетап в Notion, Roam, Obsidian и даже в стандартных яблочных Заметках.

В гайде по настройке ToDo от Майкрософта почти то же самое
В гайде по настройке ToDo от Майкрософта почти то же самое

Если вам понравилось статья, подпишитесь на рассылку, чтобы получать на почту новые статьи о продуктивности, чтении и ведении заметок. Без спама, обещаю.

А если вам удобнее получать уведомления о новых статьях в Телеграме, подписывайтесь на мой канал.

5 7 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest

41 комментариев
Старые
Новые Популярные
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Александр
Александр
1 год назад

А что в бумажном виде перестали использовать?

Agnessa
1 год назад

Могу предложить четыре варианта перевода для errands в контексте списка задач: «походы», «вылазки», и с юмором — «искпедиции» (Винни-Пух рулит!) и «побегушки». 🙂

Илья
Илья
1 год назад

А если не Errands а Рутина? Ведь это ближе к «Зайти на почту за конвертами, снять деньги в банкомате, отнести вещи в прачечную»

Илья
Илья
1 год назад
Ответить на  Алексей Фёдоров

Ну так то понятно) Это же список для тебя, а не для кого-то, и ты* знаешь, что полить цветы, оплатить налоги и т.д. это относится к Домой а не к Рутине.

*Вас
*Вы ))

Илья
Илья
1 год назад
Ответить на  Алексей Фёдоров

Хорошо))

Igor
Igor
1 год назад

Спасибо за статью. Поделитесь, пожалуйста, гайдом)

Антон
Антон
11 месяцев назад
Ответить на  Алексей Фёдоров

Спасибо за статью! Будьте любезны и мне гайд отправьте пожалуйста.

Vladimir
Vladimir
1 год назад

Статья дала не много пиши для размышление) Можете, пожалуйста отправить гайд )

Константин
Константин
11 месяцев назад

Благодарю за статью! Буду признателен за гайд.

Алексей
Алексей
11 месяцев назад

Спасибо за статью! Пришлите мне гайд, пожалуйста.
И можете показать в итоге как у вас выглядят Области/Проекты-Списки?

Лев
Лев
11 месяцев назад

Спасибо за статью. Поделитесь, пожалуйста, гайдом)

Ольга
Ольга
11 месяцев назад

Как вариант для errands — «беговня». Из московского «с ранья в беговне».
Поделитесь, пожалуйста, гайдом. Попробую «подкрутить» свою GTD в Trello.

Ольга
Ольга
11 месяцев назад
Ответить на  Алексей Фёдоров

Спасибо Вам!!!
«Беговне» научили на стажировке в МГУ еще в прошлом веке, в родном СПбГУ такого и знать не знали!
Хуже скажу, в 2020 привезла из Москвы несколько удивительных матерных слов. А совсем ужас — стала их сама выдумывать.

Андрей
Андрей
7 месяцев назад

Благодарю за статью! Буду признателен за гайд.

Никита
Никита
7 месяцев назад

Благодарю за полезную статью. Поделитесь пожалуйста гайдом

Сергей
Сергей
6 месяцев назад

Интересная статья, поделитесь гайдом

Дмитрий
Дмитрий
5 месяцев назад

Спасибо, за статью. Утащил к себе несколько интересных идей.

Максим
Максим
4 месяцев назад

Спасибо за статью! Было полезно! Пришлите, пожалуйста, мне тоже гайд.

Константин
Константин
4 месяцев назад

Отличная статья. Спасибо за труд. Поделитесь, пожалуйста, полным гайдом.

Артемий
Артемий
2 месяцев назад

Алексей, спасибо за статью. Нашел твой блог через Яндекс (внезапно).
Полезно. Буду благодарен за гайд.

Артур
Артур
15 дней назад

Клевая статья! Хочу себе внедрить. Можете прислать гайд, пожалуйста?