Раздельные списки Проектов и Следующих действий в GTD

Дэвид Аллен советует вести раздельные списки Проектов и Следующих действий. Среди всех тем, касающихся GTD, этот совет всегда вызывает самое большое недоумение и непонимание.

По моему опыту, большинство воспринимают эту рекомендацию, будто им предлагают свалить все свои задачи в один список. Но это не так.

Чтобы разъяснить этот вопрос, надо разобраться с терминологией: что такое Проект и Следующее действие в GTD, и как Дэвид Аллен предлагает их организовывать.

Стоит уточнить, что GTD — это система личной продуктивности. Поэтому всё ниже сказанное в первую очередь относится к персональным проектам. Для организации командной работы и ведения проектов, в которых задействованы несколько человек, лучше использовать специализированные методологии, такие как Agile или Scrum, а не GTD.

Что такое Проект

Проект в GTD — это желаемый результат, для достижения которого нужно совершить больше двух действий. Используя такое определение, очень просто находить проекты в своём списке задач.

Многие записывают в проекты только крупные и громоздкие задачи, такие как, например, «Запустить сайт», «Поехать в отпуск» или «Сделать ремонт в ванной комнате». Но, с точки зрения GTD, покупка квартиры и поход к врачу — всё это проекты, потому что для их завершения нужно совершить несколько действий. К врачу сначала надо записаться на приём, а потом сходить к нему. Два действия, значит это проект.

Дэвид Аллен советует вести отдельный список проектов. Это нужно, чтобы всегда иметь под рукой перечень актуальных проектов, над которыми работаешь в данный момент.

При желании, список можно разбивать — на списки проектов по областям, клиентам или даже по крупным и долгосрочным проектам.

Например, когда я работал в туроператоре, у меня было два списка рабочих проектов: первый — по корпоративному блогу, и второй — для всех прочих задач. Сейчас у меня четыре основных списка проектов: личные, рабочие, семейные и проекты по блогу и каналу.

Если приводить параллели с аналоговым миром, то недостаточно иметь ящик с папками, посвящёнными каждому проекту. Нужен ещё отдельный список, перечень этих проектов.

Я разделил список своих рабочих проектов ещё и по статусам — получилась горизонтальная канбан-доска

Списки действий по проектам

Как правило, работа над проектом начинается с составления списка задач по нему. В ходе выполнения проекта, список иногда дополняется или сокращается. Задачи располагаются по приоритету или по порядку выполнения.

Таким образом получается система организации задач с каскадной структурой. Выделяют несколько Областей, по которым распределяют Проекты, которые, в свою очередь, содержат задачи.

Я бы сравнил это с матрёшкой. В Области «Работа» есть Проект, допустим, «Доклад о работе отдела за год», а в этом проекте — список задач: запросить данные у аналитика, составить план доклада, подготовить презентацию, написать текст выступления и тому подобные.

Такой подход очень популярен. Так, например, советуют делать разработчики Things в своём гайде по продуктивности.

Подход Things — записывать все задачи по проекту в Проект

Дэвид Аллен тоже советует создавать отдельные списки для некоторых проектов. Он называет их вспомогательными материалами по проекту. Это может быть список гостей, которых надо пригласить на свадьбу, вещи, которые надо взять с собой в отпуск, или места, которые в этом отпуске надо посетить.

Но, как я понимаю Аллена, эти списки не обязательно использовать, как дорожную карту проекта, как перечень шагов или этапов. Скорее это напоминалка о важных задачах, которые обязательно нужно не забыть.

Нормальная практика — записывать список дел по проекту, чтобы не забыть какую-нибудь мелочь, к примеру, договориться с соседкой, чтобы она поливала ваши цветы, пока вы с женой в отпуске.

Но совсем не обязательно делать это для каждого проекта. Я не составляю, например, список задач для каждого поста в канале, типа: написать черновик, отредактировать текст, подготовить иллюстрацию, опубликовать. Так и для многих других проектов совсем не нужно составлять отдельный список задач.

Не могу ручаться за всех, но мне чаще всего достаточно только списка проектов, чтобы помнить, в каком состоянии находятся большинство из них.

Дэвид Аллен предлагает не ограничиваться только списком действий по проектам, чтобы завершать их. И в GTD есть секретное оружие для этого — список Следующих действий.

Что такое Следующее действие

У меня сложилось впечатление, что многие интересующиеся GTD либо вообще не в курсе про этот термин, либо считают, что так называется любая задача из списка дел. А это не так.

Следующее действие в GTD — это физическое действие, которое нужно совершить в первую очередь, чтобы продвинуть проект.

На примере будет понятнее.

Два года назад я записал в Things задачу «Сходить с Андреем к логопеду». Андрей — это мой младший сын.

Сначала эта задача была в списке «Может быть/Когда-нибудь». Потом я переименовал её в «Записать Андрея в логопедическую группу» и переместил в список «Домашние проекты».

Цель проекта — получить медицинское заключение для зачисления сына в логопедическую группу в детском саду. Это очень сложная процедура. Надо было получить кучу справок, характеристику из детского сада, направление от логопеда и психиатра, пройти комиссию — список действий немаленький.

Но первое, что надо было сделать, — сходить к нашему участковому педиатру и взять у него список врачей, которых надо пройти в первую очередь. «Записаться к педиатру с Андреем» — эту как раз Следующее действие.

«Какое следующее действие?» — ключевой вопрос, который надо задавать себе, чтобы завершать дела.

Аллен, в самом начале книги «Как привести дела в порядок», предлагает читателям упражнение для тестирования его модели управления делами. Он предлагает записать, «какое конкретное физическое действие нужно выполнить в первую очередь, чтобы на шаг приблизиться к разрешению ситуации». Вот что такое Следующее действие.

Следующие действия — это не все задачи, которые надо сделать. Это первый шаг..

Во вспомогательных материалах по проекту «Отпуск на Бали» может быть масса пунктов: список вещей, достопримечательностей, документов, лекарств и так далее. Но сам проект стартует со Следующего действия «Обсудить дату отпуска».

Список Следующих действий

Дэвид Аллен предполагает, что у каждого из нас может быть от 30 до 100 проектов в работе единовременно, больших и маленьких. И в каждом таком проекте может быть одно или несколько Следующих действий. Для удобства, Аллен советует собирать их в отдельные списки, так же как и проекты.

На мой взгляд, иметь такой список очень удобно и полезно, чтобы понимать, что нужно делать в первую очередь, здесь и сейчас. Не нужно просматривать каждый проект, чтобы определиться, что надо делать. Есть список Следующих действий.

Если в ходе выполнения проекта выяснилось, что что-то мешает двигаться дальше, то чаще всего я записываю эту задачу именно в список Следующих действий, а не в список задач по проекту.

Например, в ходе подготовки кейса выясняется, что не хватает какого-нибудь скриншота от клиента. Я добавляю задачу «Запросить скриншот у клиента» в список Следующие действия, а не в проект.

Я уже давно не веду списков дел на день. У меня есть список Следующих действий. Как правило, в самом верху списка держу те задачи, который надо выполнить в первую очередь, и дальше по порядку.

Всё, что вам нужно

«Всё, что вам нужно, — это списки и папки.»

Дэвид Аллен

Моя любимая цитата Дэвида Аллена про списки и папки, в которой выражается весь смысл GTD, объясняет и что нужно для ведения персональных проектов. Нужно несколько списков: Проектов, Следующих действий и вспомогательных перечней по проектам.

Я работаю с такой структурой плюс-минус полтора года и рекомендую использовать этот подход. Это самый что ни на есть классический GTD, который давно зарекомендовал себя. Уверен, при должной практике, он «взлетит» у каждого.

Чаще всего я держу рядом два списка: Следующих действий и Проектов

Если вам понравилась статья, подписывайтесь на мой канал в Телеграме или страницу на Бусти — я публикую там анонсы новых статей и пишу посты о ведении заметок, чтении и продуктивности.

4.7 3 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest

17 комментариев
Старые
Новые Популярные
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
Лев
Лев
1 месяц назад

> Если в ходе выполнения проекта выяснилось, что что-то мешает двигаться дальше, то чаще всего я записываю эту задачу именно в список Следующих действий, а не в список задач по проекту.

Вот это, интересный момент. Как я понял, что список следующих действий, это, что надо сделать по проектам следующим шагом. Выполнил задачу из этого списка. После, по соответствующему проекту, надо зафиксировать уже новое «следующее действие». И в книге написано, на сколько помню, что надо убеждаться, что для каждого проекта следующее действие определено.

У Вас же тут акцент на том, что в список следующих действий попадают задачи, когда… вот тут и не совсем понятно, когда. Что значит «выяснилось, что что-то мешает двигаться»? Т.е., если какой-то проект вызывает какие либо трудности и не знаешь что делать дальше (нет пунктов в проекте)? Тогда задумался. Придумал, хоть один маленький шаг на пути продвижения проекта и внес его в список «следующих действий»?

Как-то мудренно. Надо получше раскрыть тему.

Павел
Павел
1 месяц назад

Очень давно задавался вопросом про подобную организацию списков (часто встречал ее в описаниях типа «как у меня все организовано»), поэтому с большим интересом прочитал пост. Но все равно не понял, почему надо держать отдельный список Следующих действий и записывать задачи прямо в него, вместо того, чтобы выборкой по, например, тегу брать их из отдельных списков проектов.

Да, большинство проектов не требуют планирования заранее, для них отмечаешь пару следующих действий, а остальное приходит по ходу. Но все-таки бывают проекты, в которых сначала выполняешь декомпозицию большой задачи на множество маленьких и записываешь их в список проекта. Как и зачем вываливать эту кучу в отдельный список Следующих действий (тем более, что на каждый момент времени следующими действиями являются только верхние одно-два из всей кучи данного проекта)?

Второе, как сохранять контекст проекта? Если я записываю задачу не в список проекта, то мне каждый раз придется указывать в ней ссылку на проект каким-то образом. Зачем лишние движения? Пример с вашего скриншота: есть задача «Поставить задачу Диане по картинке для поста об SLA». Можно предположить, что SLA — ключевое слово, и задача относится к проекту «Новость о паузе в SLA». А если бы у нас был еще один проект, скажем, «Статья о проблемах с SLA»? Пришлось бы указывать проект более четко. Или потом путаться, к какому из них относится задача, а следовательно, какую именно картинку должна подготовить Диана.

Ну и третье: накидали мы кучу задач в Следующие действия, а теперь хотим посмотреть на проект — что сделано, что осталось, когда была завершена какая-то задача. Как? Впрочем, если мы прописывали для каждой задачи конкретный идентификатор проекта, то поиском решим вопрос.

Мне очень понравилась идея про списки и папки, пока — чисто эстетически (и технически, потому что такую простую идею можно реализовать чем угодно), поэтому я искренне хочу разобраться.

Павел
Павел
1 месяц назад
Ответить на  Алексей Фёдоров

А остальные шаги где держать в случае, если они заранее планируются?

Малик
Малик
1 месяц назад

Правильно ли было бы делать GTD в Apple Reminders следующим образом:

  • Есть один список «Backlog» содержащий вообще все задачи абсолютно всех проектов или задач не являющихся частью какого-либо проекта. Своеобразная папка «Входящие». Задачи в этом списке получают конечную дату выполнения по мере того как это становится ясно (иначе они просто там сидят и ждут своего часа) и переодически перетасовываются дабы следующие действия «всплывали» на верх списка.
  • На каждую задачу вешается один или несколько ярлыков в зависимости от того во скольких проектах задача имеет место быть. Знаю в GTD такого нет но ведь такое часто происходит что одно действие может продвинуть сразу несколько проектов. Если не нужно, вешаем только один ярлык. Создаётся специфический ярлык для каждого проекта.
  • Каждый проект — это «умная» группа само-организовывающаяся на базе ярлыков которые были созданы и использованы конкретно для этого проекта. Эти списки отсортированы по конечной дате выполнения.

Таким образом есть общий список следующих дел и первая задача каждого из «умных» проектов тоже является следующим делом.

Игорь
Игорь
1 месяц назад

Поддерживаю предыдущего оратора: https://fedorovpishet.ru/next-actions-gtd/#comment-221

Например, в ходе подготовки кейса выясняется, что не хватает какого-нибудь скриншота от клиента. Я добавляю задачу «Запросить скриншот у клиента» в список Следующие действия, а не в проект.

Почему не реализовать «Следующее действие» через систему меток? Или прямым назначение даты «Сегодня» (знаю, «Сегодня» это не канон, там должно быть только то, что действительно «Сегодня», но раз календарем вы все равно почти не пользуетесь).

Я уже давно не веду списков дел на день. У меня есть список Следующих действий. Как правило, в самом верху списка держу те задачи, который надо выполнить в первую очередь, и дальше по порядку.

Возникла трудность — записал в соответствующий проект, поставил метку «След. действие» (или поставил дату «Сегодня») — так и выполняется требование GTD (отдельный список след. действий) и сохраняется контекст проекта — видно место следующего действия в обшей структуре проекта.

Игорь
Игорь
1 месяц назад
Ответить на  Алексей Фёдоров

У меня возникла идея провести встречу в Зуме, где обсудить этот вопрос более детально и ответить на вопросы. Как такая идея?

Да. Давайте.

Павел
Павел
1 месяц назад
Ответить на  Алексей Фёдоров

Вполне интересно. Канал в телеге имеется в виду?

Игорь
Игорь
1 месяц назад

мне чаще всего достаточно только списка проектов, чтобы помнить, в каком состоянии находятся большинство из них.

Вот эта мысль очень крутая!

Дагил
Дагил
21 дней назад

Это сама полезная статья оказалась для меня. После этой статьи я понял для чего нужен список следующих действий.