Раздельные списки Проектов и Следующих действий в GTD

Дэвид Аллен советует вести раздельные списки Проектов и Следующих действий. Среди всех тем, касающихся GTD, этот совет всегда вызывает самое большое недоумение и непонимание.

По моему опыту, большинство воспринимают эту рекомендацию, будто им предлагают свалить все свои задачи в один список. Но это не так.

Чтобы разъяснить этот вопрос, надо разобраться с терминологией: что такое Проект и Следующее действие в GTD, и как Дэвид Аллен предлагает их организовывать.

Стоит уточнить, что GTD — это система личной продуктивности. Поэтому всё ниже сказанное в первую очередь относится к персональным проектам. Для организации командной работы и ведения проектов, в которых задействованы несколько человек, лучше использовать специализированные методологии, такие как Agile или Scrum, а не GTD.

Что такое Проект

Проект в GTD — это желаемый результат, для достижения которого нужно совершить больше двух действий. Используя такое определение, очень просто находить проекты в своём списке задач.

Многие записывают в проекты только крупные и громоздкие задачи, такие как, например, «Запустить сайт», «Поехать в отпуск» или «Сделать ремонт в ванной комнате». Но, с точки зрения GTD, покупка квартиры и поход к врачу — всё это проекты, потому что для их завершения нужно совершить несколько действий. К врачу сначала надо записаться на приём, а потом сходить к нему. Два действия, значит это проект.

Дэвид Аллен советует вести отдельный список проектов. Это нужно, чтобы всегда иметь под рукой перечень актуальных проектов, над которыми работаешь в данный момент.

При желании, список можно разбивать — на списки проектов по областям, клиентам или даже по крупным и долгосрочным проектам.

Например, когда я работал в туроператоре, у меня было два списка рабочих проектов: первый — по корпоративному блогу, и второй — для всех прочих задач. Сейчас у меня четыре основных списка проектов: личные, рабочие, семейные и проекты по блогу и каналу.

Если приводить параллели с аналоговым миром, то недостаточно иметь ящик с папками, посвящёнными каждому проекту. Нужен ещё отдельный список, перечень этих проектов.

Списки действий по проектам

Как правило, работа над проектом начинается с составления списка задач по нему. В ходе выполнения проекта, список иногда дополняется или сокращается. Задачи располагаются по приоритету или по порядку выполнения.

Таким образом получается система организации задач с каскадной структурой. Выделяют несколько Областей, по которым распределяют Проекты, которые, в свою очередь, содержат задачи.

Я бы сравнил это с матрёшкой. В Области «Работа» есть Проект, допустим, «Доклад о работе отдела за год», а в этом проекте — список задач: запросить данные у аналитика, составить план доклада, подготовить презентацию, написать текст выступления и тому подобные.

Такой подход очень популярен. Так, например, советуют делать разработчики Things в своём гайде по продуктивности.

Дэвид Аллен тоже советует создавать отдельные списки для некоторых проектов. Он называет их вспомогательными материалами по проекту. Это может быть список гостей, которых надо пригласить на свадьбу, вещи, которые надо взять с собой в отпуск, или места, которые в этом отпуске надо посетить.

Но, как я понимаю Аллена, эти списки не обязательно использовать, как дорожную карту проекта, как перечень шагов или этапов. Скорее это напоминалка о важных задачах, которые обязательно нужно не забыть.

Нормальная практика — записывать список дел по проекту, чтобы не забыть какую-нибудь мелочь, к примеру, договориться с соседкой, чтобы она поливала ваши цветы, пока вы с женой в отпуске.

Но совсем не обязательно делать это для каждого проекта. Я не составляю, например, список задач для каждого поста в канале, типа: написать черновик, отредактировать текст, подготовить иллюстрацию, опубликовать. Так и для многих других проектов совсем не нужно составлять отдельный список задач.

Не могу ручаться за всех, но мне чаще всего достаточно только списка проектов, чтобы помнить, в каком состоянии находятся большинство из них.

Дэвид Аллен предлагает не ограничиваться только списком действий по проектам, чтобы завершать их. И в GTD есть секретное оружие для этого — список Следующих действий.

Что такое Следующее действие

У меня сложилось впечатление, что многие интересующиеся GTD либо вообще не в курсе про этот термин, либо считают, что так называется любая задача из списка дел. А это не так.

Следующее действие в GTD — это физическое действие, которое нужно совершить в первую очередь, чтобы продвинуть проект.

На примере будет понятнее.

Два года назад я записал в Things задачу «Сходить с Андреем к логопеду». Андрей — это мой младший сын.

Сначала эта задача была в списке «Может быть/Когда-нибудь». Потом я переименовал её в «Записать Андрея в логопедическую группу» и переместил в список «Домашние проекты».

Цель проекта — получить медицинское заключение для зачисления сына в логопедическую группу в детском саду. Это очень сложная процедура. Надо было получить кучу справок, характеристику из детского сада, направление от логопеда и психиатра, пройти комиссию — список действий немаленький.

Но первое, что надо было сделать, — сходить к нашему участковому педиатру и взять у него список врачей, которых надо пройти в первую очередь. «Записаться к педиатру с Андреем» — эту как раз Следующее действие.

«Какое следующее действие?» — ключевой вопрос, который надо задавать себе, чтобы завершать дела.

Аллен, в самом начале книги «Как привести дела в порядок», предлагает читателям упражнение для тестирования его модели управления делами. Он предлагает записать, «какое конкретное физическое действие нужно выполнить в первую очередь, чтобы на шаг приблизиться к разрешению ситуации». Вот что такое Следующее действие.

Следующие действия — это не все задачи, которые надо сделать. Это первый шаг..

Во вспомогательных материалах по проекту «Отпуск на Бали» может быть масса пунктов: список вещей, достопримечательностей, документов, лекарств и так далее. Но сам проект стартует со Следующего действия «Обсудить дату отпуска».

Список Следующих действий

Дэвид Аллен предполагает, что у каждого из нас может быть от 30 до 100 проектов в работе единовременно, больших и маленьких. И в каждом таком проекте может быть одно или несколько Следующих действий. Для удобства, Аллен советует собирать их в отдельные списки, так же как и проекты.

На мой взгляд, иметь такой список очень удобно и полезно, чтобы понимать, что нужно делать в первую очередь, здесь и сейчас. Не нужно просматривать каждый проект, чтобы определиться, что надо делать. Есть список Следующих действий.

Если в ходе выполнения проекта выяснилось, что что-то мешает двигаться дальше, то чаще всего я записываю эту задачу именно в список Следующих действий, а не в список задач по проекту.

Например, в ходе подготовки кейса выясняется, что не хватает какого-нибудь скриншота от клиента. Я добавляю задачу «Запросить скриншот у клиента» в список Следующие действия, а не в проект.

Я уже давно не веду списков дел на день. У меня есть список Следующих действий. Как правило, в самом верху списка держу те задачи, который надо выполнить в первую очередь, и дальше по порядку.

Всё, что вам нужно

«Всё, что вам нужно, — это списки и папки.»

Дэвид Аллен

Моя любимая цитата Дэвида Аллена про списки и папки, в которой выражается весь смысл GTD, объясняет и что нужно для ведения персональных проектов. Нужно несколько списков: Проектов, Следующих действий и вспомогательных перечней по проектам.

Я работаю с такой структурой плюс-минус полтора года и рекомендую использовать этот подход. Это самый что ни на есть классический GTD, который давно зарекомендовал себя. Уверен, при должной практике, он «взлетит» у каждого.

Если вам понравилась статья, подписывайтесь на мой канал в Телеграме или страницу на Бусти — я публикую там анонсы новых статей и пишу посты о ведении заметок, чтении и продуктивности.