Не смотря на то, что Дэвид Аллен уже давно, и не раз, объяснил, что нужно, а что не надо добавлять в календарь, вопросы на эту тему регулярно появляются в профильных сообществах.
Вот, к примеру, недавнее сообщение в теме «Продуктивность|Эффективность|ГТД» чата Zettelkasten_ru.
Влетаю с оффтоп вопросом: различаете ли вы как-то по структуре задачи, у которых есть дедлайн, и задачи, на выполнение которых запланированно время? Например, сдать отчёт и постричься, соответственно. Или для запланированных задач юзаете календарик отдельно?
ümlaut, [15 марта 2023 г., 20:05:06]
Опять не полное понимание, какие задачи нужно добавлять в календарь.
Что советует сам Дэвид Аллен
Короткий совет — не превращать календарь в тудушник, я вынес в заголовок этой статьи. А цитата ниже поможет лучше понять мысль.
С точки зрения организационного процесса можно выделить два основных типа действий: те, которые назначены на конкретную дату и/или время, и те, которые просто нужно выполнить, когда у вас появится такая возможность ( у некоторых из них может быть обозначена финальная дата). События, которые вы фиксируете в календаре, могут быть привязаны либо ко времени (например, «10:00—11:0 встреча с Джоном»), либо к дате («В четверг позвонить Рэйчел, узнать, получила ли она предложение»).
Аллен, Дэвид. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. 11-е изд. Манн, Иванов и Фербер, 2019. стр.200
Разберём эту цитату на примерах из вопроса в начале: сдача отчёта и стрижка.
Сдать отчёт — в напоминалку
Основной процесс орагнизации дел по методу GTD предполагает после сбора определиться с тем, что перед нами: задача, проект, справочная информация и так далее.
Тут похожая история. Нам надо определиться, к какому типу действий относится сдача отчёта.
Интуитивно может показаться, что это действие, «назначеное на определённую» дату — сдать отчёт надо, допустим, к последней пятнице месяца.
Но, на самом деле, это действие, которое «нужно выполнить, когда появится возможность». То есть, отчёт можно прислать и в четверг, и в среду, а последняя пятница месяца — это финальная дата, дедлайн.
По GTD, этой задаче место не в календаре, а в системе напоминаний. И вот почему.
Представим, что я добавил событие «Сдать отчёт» в календарь на последнюю пятницу месяца. Есть вероятность того, что я просто забуду про него и вспомню именно в пятницу? Есть, и немаленькая. Без напоминаний о том, что мне надо подготовить отчёт, я могу просто «записать и забыть».
Ситуацию может немного улучшить функция напоминаний, которая есть в каждом современном календаре. Например, я всегда ставлю два напоминания о какой-то встрече или, например, визите к врачу: за один-два дня и за час-десять минут.
Но даже с такими напоминаниями может случиться так. За неделю до сдачи отчёта мне пришло уведомление из календаря. Я подумал «Ок, сделаю завтра», скрыл уведомление, а на завтра уже про него не вспомнил. Может такое быть? Может.
Это ненадёжная система. Поэтому я такие задачи добавляю в Things, у которого есть Когда и Крайний срок, то есть напоминания и дедлайны. Напоминание о задаче будет висеть в Сегодня до тех пор, пока я не перенесу его на другой день или не отмечу задачу выполненной.
Дедлайны в Things тоже работают лучше события в календаре. Даже если я профукал дедалайн, задача может быть всё ещё актуальной. В календаре вы её больше не увидите, как только наступит следующий день. А вот в Things задача с просроченным дедлайном будет висеть в списке сегодняшних дел, показывая сколько дней уже пропущено.
Так что «Сдать отчёт» — лучше в напоминалку, а не в календарь. И другие подобные задачи тоже.
Постричься — в календарь
А вот «Постричься» самое место в календаре. Уточню, что речь идёт о стрижке в парикмахерской, назначенной на определённый день и время.
Это событие «привязано» к дате и времени. Я не могу прийти к мастеру 15 апреля в 11:00, если мне назначено на 16 апреля в 12:30.
Проверить задачу в календаре очень просто. Надо задать вопрос: «Я могу сделать это на день раньше или на день позже?». Если да, то скорее всего этой задаче не место в вашем календаре.
Немного уточню про «Постричься». Разумеется, эту задачу можно занести в таск-менеджер или даже список «Может быть/Когда-нибудь». Но при условии, что вы стрижётесь по случаю, просто заходя в парикмахерскую по дороге с работы, например.
И последнее уточнение.
Всё это лишь рекомендации, а не жёсткие требования. Если вы добавляете в календарь список задач, это ваше право. Вот только, пожалуйста, не надо называть это GTD. Поимейте уважение к Дэвиду Аллену.
Подписывайтесь на мою рассылку, чтобы получать информацию о новых статьях в блоге, и на мой канал в Телеграме, в котором я публикую посты о ведении заметок, чтении и продуктивности.
А если вам нравится, что я делаю, подписывайтесь на мою страницу на Бусти, чтобы поддержать меня донатом.
Актуальная для меня тема. Постоянно переживаю за задачи, которые нужно выполнить в будущем, а я забываю о них. В итоге, когда задача всплывает в моей напоминалке, у меня остаётся недостаточно времени на её выполнение. Потому что к этому дню появляются другие задачи.
Давно ищу удобный и понятный способ видеть будущие задачи. Пока не нашёл 🙁
Идеальный вариант мне представляется чем-то наподобии списка из задач, где у каждой задачи есть цвет. С приблежением дедлайна цвет задачи меняется от зелёного к желтому к оранжевому и так до красного. То есть, при открытии напоминалки я бы всегда мог определить каким задачам стоит уделить особое внимание, потому что их цвет уже оранжевый, а у меня как раз есть свободное время.
Или я неправильно размышляю и есть другой способ справиться с моими задачами?
Мне лучше всего помогает сочетание дедлайна и нескольких напоминаний. Ещё полезно завести привычку еженедельного обзора. Я об этом не написал в статье, но обзор — важная часть GTD и способен решить множество проблем с забывчивостью задач.
Задачи я обозреваю по несколько раз в день, но это не помогает. Наверное основная проблема в правильной установке дедлайна. Когда подходит время выполнения задачи у меня появляется ещё несколько более важных или срочных задач. Из-за этого сложно определиться и правильно расставить приоритеты. Поэтому хочется видеть какую-то общую картину дел, но я не нашёл пока такого приложения.
А Timestripe пробовал?
https://timestripe.com/onboarding/
Нет, не пробовал. Стараюсь не привязываться к сервисам чтобы потом не потерять всю историю, когда сервис решит закрыться. Переехал на Obsidian в том числе и с задачами. И кажется я понял как можно исправить ситуацию с моим вопросом. Буду пробовать дорабатывать свою систему.
Спасибо за статью и комментарии.
Спасибо тебе, что читаешь.