Не смотря на то, что Дэвид Аллен уже давно, и не раз, объяснил, что нужно, а что не надо добавлять в календарь, вопросы на эту тему регулярно появляются в профильных сообществах.
Вот, к примеру, недавнее сообщение в теме «Продуктивность|Эффективность|ГТД» чата Zettelkasten_ru.
Влетаю с оффтоп вопросом: различаете ли вы как-то по структуре задачи, у которых есть дедлайн, и задачи, на выполнение которых запланированно время? Например, сдать отчёт и постричься, соответственно. Или для запланированных задач юзаете календарик отдельно?
ümlaut, [15 марта 2023 г., 20:05:06]
Опять не полное понимание, какие задачи нужно добавлять в календарь.
Что советует сам Дэвид Аллен
Короткий совет — не превращать календарь в тудушник, я вынес в заголовок этой статьи. А цитата ниже поможет лучше понять мысль.
С точки зрения организационного процесса можно выделить два основных типа действий: те, которые назначены на конкретную дату и/или время, и те, которые просто нужно выполнить, когда у вас появится такая возможность ( у некоторых из них может быть обозначена финальная дата). События, которые вы фиксируете в календаре, могут быть привязаны либо ко времени (например, «10:00—11:0 встреча с Джоном»), либо к дате («В четверг позвонить Рэйчел, узнать, получила ли она предложение»).
Аллен, Дэвид. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. 11-е изд. Манн, Иванов и Фербер, 2019. стр.200
Разберём эту цитату на примерах из вопроса в начале: сдача отчёта и стрижка.
Сдать отчёт — в напоминалку
Основной процесс орагнизации дел по методу GTD предполагает после сбора определиться с тем, что перед нами: задача, проект, справочная информация и так далее.
Тут похожая история. Нам надо определиться, к какому типу действий относится сдача отчёта.
Интуитивно может показаться, что это действие, «назначеное на определённую» дату — сдать отчёт надо, допустим, к последней пятнице месяца.
Но, на самом деле, это действие, которое «нужно выполнить, когда появится возможность». То есть, отчёт можно прислать и в четверг, и в среду, а последняя пятница месяца — это финальная дата, дедлайн.
По GTD, этой задаче место не в календаре, а в системе напоминаний. И вот почему.
Представим, что я добавил событие «Сдать отчёт» в календарь на последнюю пятницу месяца. Есть вероятность того, что я просто забуду про него и вспомню именно в пятницу? Есть, и немаленькая. Без напоминаний о том, что мне надо подготовить отчёт, я могу просто «записать и забыть».
Ситуацию может немного улучшить функция напоминаний, которая есть в каждом современном календаре. Например, я всегда ставлю два напоминания о какой-то встрече или, например, визите к врачу: за один-два дня и за час-десять минут.
Но даже с такими напоминаниями может случиться так. За неделю до сдачи отчёта мне пришло уведомление из календаря. Я подумал «Ок, сделаю завтра», скрыл уведомление, а на завтра уже про него не вспомнил. Может такое быть? Может.
Это ненадёжная система. Поэтому я такие задачи добавляю в Things, у которого есть Когда и Крайний срок, то есть напоминания и дедлайны. Напоминание о задаче будет висеть в Сегодня до тех пор, пока я не перенесу его на другой день или не отмечу задачу выполненной.
Дедлайны в Things тоже работают лучше события в календаре. Даже если я профукал дедалайн, задача может быть всё ещё актуальной. В календаре вы её больше не увидите, как только наступит следующий день. А вот в Things задача с просроченным дедлайном будет висеть в списке сегодняшних дел, показывая сколько дней уже пропущено.
Так что «Сдать отчёт» — лучше в напоминалку, а не в календарь. И другие подобные задачи тоже.
Постричься — в календарь
А вот «Постричься» самое место в календаре. Уточню, что речь идёт о стрижке в парикмахерской, назначенной на определённый день и время.
Это событие «привязано» к дате и времени. Я не могу прийти к мастеру 15 апреля в 11:00, если мне назначено на 16 апреля в 12:30.
Проверить задачу в календаре очень просто. Надо задать вопрос: «Я могу сделать это на день раньше или на день позже?». Если да, то скорее всего этой задаче не место в вашем календаре.
Немного уточню про «Постричься». Разумеется, эту задачу можно занести в таск-менеджер или даже список «Может быть/Когда-нибудь». Но при условии, что вы стрижётесь по случаю, просто заходя в парикмахерскую по дороге с работы, например.
И последнее уточнение.
Всё это лишь рекомендации, а не жёсткие требования. Если вы добавляете в календарь список задач, это ваше право. Вот только, пожалуйста, не надо называть это GTD. Поимейте уважение к Дэвиду Аллену.
Подписывайтесь на мою рассылку, чтобы получать информацию о новых статьях в блоге, и на мой канал в Телеграме, в котором я публикую посты о ведении заметок, чтении и продуктивности.
А если вам нравится, что я делаю, подписывайтесь на мою страницу на Бусти, чтобы поддержать меня донатом.
Больше на Фёдоров пишет
Subscribe to get the latest posts sent to your email.
Актуальная для меня тема. Постоянно переживаю за задачи, которые нужно выполнить в будущем, а я забываю о них. В итоге, когда задача всплывает в моей напоминалке, у меня остаётся недостаточно времени на её выполнение. Потому что к этому дню появляются другие задачи.
Давно ищу удобный и понятный способ видеть будущие задачи. Пока не нашёл 🙁
Идеальный вариант мне представляется чем-то наподобии списка из задач, где у каждой задачи есть цвет. С приблежением дедлайна цвет задачи меняется от зелёного к желтому к оранжевому и так до красного. То есть, при открытии напоминалки я бы всегда мог определить каким задачам стоит уделить особое внимание, потому что их цвет уже оранжевый, а у меня как раз есть свободное время.
Или я неправильно размышляю и есть другой способ справиться с моими задачами?
Мне лучше всего помогает сочетание дедлайна и нескольких напоминаний. Ещё полезно завести привычку еженедельного обзора. Я об этом не написал в статье, но обзор — важная часть GTD и способен решить множество проблем с забывчивостью задач.
Задачи я обозреваю по несколько раз в день, но это не помогает. Наверное основная проблема в правильной установке дедлайна. Когда подходит время выполнения задачи у меня появляется ещё несколько более важных или срочных задач. Из-за этого сложно определиться и правильно расставить приоритеты. Поэтому хочется видеть какую-то общую картину дел, но я не нашёл пока такого приложения.
А Timestripe пробовал?
https://timestripe.com/onboarding/
Нет, не пробовал. Стараюсь не привязываться к сервисам чтобы потом не потерять всю историю, когда сервис решит закрыться. Переехал на Obsidian в том числе и с задачами. И кажется я понял как можно исправить ситуацию с моим вопросом. Буду пробовать дорабатывать свою систему.
Спасибо за статью и комментарии.
Спасибо тебе, что читаешь.